La mayoría de las instituciones oficiales y empresas locales del país necesitan modernizar, actualizar sus archivos físicos, digitalizar documentos que reposan en gavetas, a merced de las polillas, para eficientizar los trabajos de la documentación y garantizar la preservación del activo documental.
La sugerencia es de Yésica Hernández, consultora de Negocios de la firma GSI, una empresa establecida hace años en el mercado que oferta digitalización de documentos y captura de datos, tercerización de servicios, desarrollo de aplicaciones a la medida y almacenaje, custodia y administración de documentos, entre otros servicios.
Hernández comentó que en GSI no se escatima esfuerzos por proveer a sus clientes productos y servicios innovadores que les permitan agregar valor a sus negocios. La firma cuenta con una estructura regional, basada en sus sedes principales de Panamá (GSI International, Inc.) y Costa Rica (GSI Costa Rica), donde se encuentran sus centros y soporte de desarrollo; además, mantiene actividades comerciales en Nicaragua, El Salvador, Guatemala, Honduras, Ecuador y República Dominicana.
“Básicamente, lo que hacemos es en la parte de consultoría es ayudar a los clientes a que entiendan un poco la necesidad de digitalizar. Normalmente la gente entiende que digitalizar es únicamente escanear la documentación y colocarla en un directorio donde puedan acceder, pero no es tan simple”.
Digitalizar es, según Hernández, más complejo porque hay que crear la estructura de los datos que posteriormente serán consumidos por aplicaciones “y eso no es tan simple. Esto implica un proceso de catalogación digital de documentos, y por ser documentación legal requiere mucho cuidado. Todo ese trabajo se hace en coordinación con el cliente, quien conoce la documentación, pero en sentido general es una labor que requiere un esfuerzo de un equipo de técnicos y profesionales para obtener como resultado final índices de calidad por debajo del cinco por ciento.
La firma cuenta con una estructura regional, basada en sus sedes principales de Panamá (GSI International, Inc.) y Costa Rica (GSI Costa Rica), donde se encuentran sus centros y soporte de desarrollo; además, mantiene actividades comerciales en Nicaragua, El Salvador, Guatemala, Honduras, Ecuador y República Dominicana”.
Tercerización de trabajos.
“En la tercerización de trabajos de digitalización tenemos un buen nivel de especialización en la tercerización de trabajos de digitalización, pero lo hacemos también en otros tipos de trabajo (que también es tercerización), como es revisión vehicular, (en El Salvador), el documento matrícula o de circulación del vehículo; entregamos también en la misma modalidad.
En Panamá, la licencia de conducir, el documento de identidad nacional y en Honduras tenemos una factoría que produce cientos de miles de documentos de identidad en periodos relativamente cortos y también son trabajos.
Entendemos que en nuestro país hay mucha necesidad de apoyar a las empresas en ese proceso de conversión a lo digital; muchas todavía se apoyan en archivos de documentos físicos, afrontando la dificultad de ubicar un documento cuando se presenta una urgencia para cumplir alguna regulación del negocio. En ese momento se presentan dificultades, a lo que se suma el riesgo de que el documento sufra deterioro en el proceso.
De modo que el mercado actualmente lo que demanda es que esos archivos físicos sean convertidos en archivos digitalizados los flujos de trabajo que también son muy físicos, en los que hay que buscar los documentos, una persona trasladarlos de un lugar a otro, plasmar una firma física, llamar por teléfono para completar informaciones asociadas a un proceso, que todo ese proceso que se hace de forma manual, se convierta en un proceso automatizado, complementado con la digitalización de los archivos”.