5 aplicaciones que toda secretaria debe utilizar

Cada 26 de abril, en la República Dominicana se conmemora el Día de la Secretaria, mujeres que realizan una tarea indispensable y en distintos rubros: desde en consultorios médicos, escuelas, universidades hasta las que manejen las agendas apretadas de los grandes empresarios.

A pesar que la calidad en el trabajo y su eficiencia suele ser impecable, en algunas ocasiones necesita hacer uso de herramientas tecnológicas, como aplicaciones.

Éstas suelen ser muy útiles para la organización y planificación de las tareas diarias. Debido a esto, a unas cuantas líneas encontrarás 5 aplicaciones que toda secretaria debe utilizar para ser más eficiente propuestas por el portal ¨Más Digital¨. ¡Conócelas!

1. My Frame

Esta APP tiene diferentes funcionalidades como notas para tener referencias de alguna tarea y alarmas para recordatorios de reuniones. Además, a través de un mensaje genera recordatorios de cumpleaños y también se pueden visualizar presentaciones con música e imágenes.

My Frame está disponible para tabletas electrónicas, así que toda estará a un simple “touch”.

2. Remember the milk

Debido a que en una oficina hay diferentes tipos de tareas que realizar diariamente, la organización es muy importante para realizarlas y no dejar nada pendiente o en cola. Por esa razón, esta aplicación brinda la oportunidad de organizar las tareas a través de listas. Otra de las características de RTM es que permite configurar recordatorios de tareas con un orden de prioridad urgente a través de correo.

Esta herramienta es tan funcional tanto en el trabajo como en la vida cotidiana que incluso, nunca olvidarás comprar la leche.  

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3. Dropbox

Regularmente en las tareas de una oficina se debe enviar información a clientes o proveedores a través de correo electrónico. Esta tarea resulta complicada cuando debes enviar la información para tenerla disponible en cualquier lugar a donde vayas, pero con Dropbox todo es más simple porque permite subir archivos y tenerlos disponibles cuando quieras, únicamente necesitas ingresar a la cuenta y tienes acceso a toda la información.

Incluso, puedes descargar en el escritorio un acceso y desde ahí se puede administrar cualquier tipo de archivo. Esto ayuda a que los procesos sean más eficientes y de mejor calidad.

4. Google Calendar

Esta aplicación se puede utilizar desde cualquier tipo de dispositivo móvil y es conveniente su uso para llevar control del tiempo, cumplir con citas, controlar actividades, recibir recordatorios, tener una lista de tareas por hacer, etc.

Esta herramienta permite crear listas de los eventos del día, recordatorios minutos antes de comenzar reuniones o citas de trabajo, generar informes por mail y mantener todos los eventos bien planificados. Sin duda, es una instrumento efectivo para organizar y controlar el tiempo.

5. Evernote

Para una secretaria este instrumento de trabajo es muy útil porque permite tener todas las anotaciones organizadas y sin olvidar ningún detalle, ya que se pueden grabar mensajes de voz y guardar notas e imágenes.

Aunque es ideal para una tableta, también se puede utilizar en cualquier dispositivo móvil como el teléfono o computadora portátil. Debido a que permite anotar todo, absolutamente todo, nada quedará en el baúl del olvido y se cumplirán todas las tareas.

A pesar que una secretaria suele ser eficiente en todo lo que hace, en ocasiones necesita un poco de ayuda y estas 5 aplicaciones que te acabamos de presentar son las herramientas perfectas para aumentar la productividad y eficiencia en la oficina.

Historia sobre la fecha

Una de las historias que le habrían dado vida a la celebración se remonta a la segunda etapa de la Revolución Industrial, en el siglo XIX, cuando Christopher Sholes inventó la máquina de escribir, en 1873.

Cuenta esa historia que Lilian, la hija de Sholes, probó la creación de su padre, convirtiéndose así en la primera mujer dactilógrafa.

Un siglo más tarde, y en homenaje al invento de Shloes, los fabricantes de las máquinas de escribir celebraron la fecha y planearon concursos para destacar a la mejor dactilógrafa.

Ese festejo se repitió cada año hasta lograr que la fecha fuera fijada como el Día de la Secretaria, aunque cada país optó por hacerlo en diferentes días.

La otra versión sobre el Día de la Secretaria se remonta al siglo pasado: en 1942, en Estados Unidos se reconocieron los derechos de estas trabajadoras y se creó la Asociación Nacional de las Secretarias.

Una década después, Maria Barret, presidente de la asociación, organizó un evento que reunió a todas las secretarias y establecieron una fecha en honor a su labor: «la Semana Nacional de las Secretarias».