Si existiera oficialmente el título de «Máximo iluminado en materia de lista de pendientes», Elena Kupchik estaría compitiendo seriamente por él.

Para empezar, Kupchik, directora financiera recién nombrada de la YWCA en Delaware, EE.UU., dice que su caligrafía debe ser uniforme e insiste en utilizar sustantivos y verbos paralelos para describir sus tareas. Si se equivoca, Kupchik no hace ningún borrón. En su lugar, tira el trozo de papel y empieza de nuevo desde el principio.

¿Parece algo extremo para una lista de tareas pendientes? Es posible que Kupchik no sea una persona común a la hora de elaborar listas de tareas pendientes. Para muchas personas, las listas de tareas pendientes tienen una estructura en función de la exigencia de tiempo, ya sean creadas para sí mismas o relacionadas con un trabajo, hijo, socio o miembro de la familia.

La forma de realizar el seguimiento de las tareas pendientes varía, pero los objetivos generalmente son los mismos: lograr una visión general, dar prioridad, no olvidar algo y despejar la mente para concentrarse en el momento.

«Elaborar listas me hace sentir segura y preparada. Tengo la sensación de que voy a olvidar algo. No quiero que se olvide. Ni quiero desconcentrarme», dice Kupchik.

Los expertos en gestión del tiempo como David Allen, autor de «Getting Things Done» («Lograr que las cosas se hagan»), dicen que listas eficaces de tareas pendientes son aquellas que ayudan a una persona a sentirse segura de que está haciendo lo correcto en el momento.

Las sociedades que exaltan la idea de que hacer más significa vivir más, esta confianza puede ayudar a las personas a disfrutar de su tiempo como les gusta, en lugar de que siempre sean los agentes externos los que determinen su tiempo.

La psicología de las listas. Desde luego, una lista no es solo una lista y, de hecho, algunas listas pueden crear ansiedad. ¿Cuál es el secreto de una lista útil de tareas pendientes?

«Su lista de tareas pendientes debe ser su amiga y no su enemiga», dice Vanessa Bolton, que trabaja como consultora para el manejo delestréscon laStress Management Society, una organización sin fines de lucro que ayuda a las empresas y las personas a hacerle frente al estrés.

El primer paso para aplicar orden al caos consiste normalmente en poner todo en un solo lugar. Pero luego ¿qué? ¿Qué se puede hacer para que las listas sean fáciles de manejar?

Los expertos dicen que hay que hacerlas tan cortas como sea posible. Sevil Turker, ejecutiva de una empresa de consultoría con sede en Fráncfort, dice que obtiene satisfacción al marcar casillas de verificación todos los días y que realiza tareas pequeñas de su lista para lograr éxitos rápidos. Tiene cuidado de no alargar la lista de forma artificial para obtener más gratificaciones por marcar elementos de la lista. «Me siguen gustando las listas cortas ante todo», dice Turker.

Cuando las listas son demasiado largas.- Michael Linenberger, autor de «The One Minute To-Do List» («La lista de pendientes de un minuto»), propone un método para gestionar listas que ayuda a las personas a reevaluar las prioridades de sus listas y, por lo tanto, a hacerlas más cortas. Como dice el refrán: «Si todo es una prioridad, entonces nada es prioritario».

Concéntrese en lo que debe hacer hoy antes de salir de la oficina, dice Linenberger, y no en lo que sería bueno hacer.

Las tareas que tiene que hacer son los elementos «esenciales». Son las cosas que usted «debe hacer ahora absoluta y positivamente», dice. «Cuando las cosas más esenciales e importantes están en la parte superior de la lista, entonces usted puede desplazar las cosas menos importantes hacia la parte inferior de la misma para que no obstruyan su atención y no lo perturben».

Prestar atención a los correos electrónicos que llegan a la parte superior de la bandeja de entrada es un ejemplo clásico de cómo terminamos trabajando en cosas que son de baja prioridad, simplemente porque aparecen ante nuestros ojos.

Linenberger recomienda clasificar las cosas menos importantes que es posible seguir separando en tareas «inmediatas» que hay que hacer en los próximos 10 días o en tareas «a más largo plazo» que pueden realizarse después de 10 días a partir de ahora, un tiempo suficientemente largo para no tener que preocuparse por ellas.

La sensación de bienestar.- Para Andrea Wetzler de Toulouse, Francia, las listas de tareas consisten en establecer límites. Cuando nacieron sus hijos, siguió trabajando a tiempo completo como consultora de gestión, pero se dio cuenta de que su nueva situación de vida era «desestabilizadora».

«No tenía la estructura de las listas de tareas de oficina cuando corría por todos lados con pañales en las manos», dice Wetzler. Ahora que ha sentado cabeza con su nuevo rol, mezcla tareas pendientes tanto personales como profesionales en un cuaderno de espiral en el que confía ciegamente, hojeando las páginas y completando tareas a diario.

Tal vez por eso, como sensación de bienestar, Wetzler puede alterar la lista de manera retroactiva. Dice que: «Lo confieso. Añado cosas en mi lista simplemente para marcarlas como completas».

Algunas personas creen que cuando se completa un elemento de la lista de tareas pendientes, el cuerpo libera una dosis de endorfinas, las mismas sustancias químicas que producen felicidad e incluso euforia, dice Linenberger. Es un gran alivio de la culpa continua relacionada con las tareas pendientes incompletas o con la sensación de que nos estamos defraudando a nosotros mismos o a los demás.

«Incluso marcar como completo un solo elemento de la lista alivia un poco la culpa y produce esa breve pero dulce sensación placentera», dice Linenberger. «Es casi como tomar un medicamento».