En el ecosistema de las compras y contrataciones públicas, la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones (UOCC) es el engranaje esencial para garantizar la gestión eficiente y transparente de los procedimientos. Sin embargo, en la práctica, estas unidades se ven desbordadas por tareas que no les corresponden y tienen que asumirlas “por el bien del proceso” o porque al final “hay que resolver”, generando un impacto negativo en la calidad y la legalidad de los procesos.

Segun lo que establece la Ley 340-06, el Decreto 416-23 y el Manual General de Procedimientos Ordinarios de Contratación Pública, la UOCC tiene funciones claramente delimitadas, entre ellas:

Recibir y gestionar las solicitudes de contratación provenientes de las unidades requirentes.
Administrar el procedimiento en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas (SECP).
Supervisar y custodiar los expedientes de contratación durante la etapa precontractual.
Ofrecer apoyo técnico al Comité de Compras y Contrataciones y a la Dirección Administrativa y Financiera.
Monitorear el cronograma de actividades para asegurar el cumplimiento de los tiempos.

No obstante, las funciones de la UOCC no incluyen la elaboración de informes periciales, la redacción de actas del Comité de Compras ni la adjudicación de procesos, funciones que recaen en peritos, comités y otras instancias dentro de la administración pública. Los informes periciales son documentos de alta especialización que deben ser elaborados por expertos en la materia contratada, garantizando el cumplimiento de requisitos técnicos y legales. En cambio, se observa que, por falta de peritos técnicos de calidad y con capacidad que sepan elaborar informes periciales las unidades de compras son quien terminan realizando estas evaluaciones, haciendo su mayor esfuerzo para cumplir con los cronogramas, pero también generando un sesgo en la selección de proveedores y comprometiendo la objetividad del proceso, ya que, no son especialistas en la materia.

Del mismo modo, la redacción de actas del Comité de Compras es una labor que corresponde al secretario del comité, quien debe documentar, transcribir y formalizar las decisiones tomadas en las reuniones. Sin embargo, en muchas instituciones, esta responsabilidad se delega erróneamente en la UOCC, lo que resta imparcialidad y agrega una carga de trabajo innecesaria.

El Problema de la Sobrecarga

En muchas instituciones, la UOCC se ve forzada a suplir la falta de gestión de las unidades requirentes, asumiendo la formulación de requerimientos y redacción de especificaciones técnicas. Esta situación es particularmente riesgosa, ya que la definición de necesidades debe provenir de las áreas especializadas, con conocimiento técnico sobre los bienes o servicios a contratar. Al cargar esta responsabilidad sobre la UOCC, se corre el riesgo de generar procesos de compra mal definidos, con especificaciones erróneas o insuficientes, lo que puede derivar en adquisiciones ineficientes y sobrecostos para el Estado.

La asignación indebida de responsabilidades no solo genera una sobrecarga operativa en las unidades de compras, sino que también provoca retrasos y errores en los procesos, afectando la eficiencia y la transparencia en la contratación pública. Por ejemplo, una UOCC que esté saturada de tareas que no le corresponden podría tardar semanas en tramitar una compra de insumos médicos urgentes debido a que debe invertir tiempo en elaborar informes periciales o redactar actas. Del mismo modo, si la UOCC es responsable de realizar adjudicaciones, podría incurrir en errores de evaluación, favoreciendo a proveedores que no cumplen con los requisitos o retrasando procesos claves por falta de criterio técnico.

Las Unidades Operativas de Compras y Contrataciones son un pilar fundamental en el proceso de adquisiciones del Estado, pero su eficiencia se ve comprometida cuando se les asignan funciones ajenas a su rol. Es crucial que se respete su marco de competencias para garantizar un sistema de contrataciones públicas eficiente, transparente y ajustado a la legalidad. La solución está en la correcta distribución de responsabilidades, asegurando que cada actor dentro del proceso de compras asuma las funciones que le corresponden según la normativa vigente.