El Ministerio de Administración Pública (MAP), juntamente con la Contraloría General de la República y la Dirección General de Contrataciones Públicas, emitieron una resolución que establece las directrices sobre los documentos a ser admitidos en formato de firma digital o electrónica cualificada en el proceso de registro de contratos por ante la Contraloría.

De acuerdo a lo estipulado en la resolución, la misma tiene por objeto establecer las directrices a seguir por todos los entes y órganos que conforman la Administración Pública bajo la dependencia del Poder Ejecutivo; las empresas públicas con participación Estatal mayoritaria, las de Alianzas Público-Privada, los fideicomisos públicos y los gobiernos locales, con relación a los documentos a ser admitidos en formato de firma digital o electrónica cualificada en el proceso de registro de contratos por ante la Contraloría General de la República.

La misma señala que la máxima autoridad de cada institución deberá enviar una comunicación dirigida al Contralor General de la República indicando a partir de qué fecha la institución ha adoptado el uso de firma digital, la entidad emisora de los certificados cualificados de esa firma digital e indicando los nombres de los colaboradores que poseen capacidad de firmar digitalmente para los procesos de compras y contrataciones, los cargos que ocupan y cuáles documentos están autorizados a firmar.

“De igual forma, será responsabilidad de cada institución mantener actualizado en esta Contraloría, vía comunicación oficial de manera fehaciente y fidedigna, las personas que posean firma digital y que están autorizadas a firmar documentos bajo los preceptos de la Ley No.126-02 y sus reglamentos”, recoge el documento.

La resolución firmada por el titular del MAP, Darío Castillo Lugo; el Contralor de la República, Félix Antonio Santana García y el Director de Contrataciones Públicas, Carlos Pimentel, resalta que no se admitirán documentos con dualidad de firma, es decir, conteniendo firmas digitales o electrónicas y manuscritas en el mismo documento.

Al igual que señala que quedan exentos de la firma digital todos los documentos que el proceso de compras y contrataciones públicas requieran la firma de un notario, hasta tanto la Suprema Corte de Justicia en conjunto con el Consejo del Poder Judicial y el Colegio Dominicano de Notarios establezca, por vía reglamentaria, todo lo relativo al procedimiento para el uso de los documentos y firmas digitales en ocasión del ejercicio de la función notarial, según lo indicado en el Artículo 31 Párrafo IV de la Ley 140-15 del Notariado que instituye el Colegio Dominicano de Notarios.

Los documentos que conforman el trámite de registro de contratos a ser admitidos con firma digital o electrónica cualificada son autorizaciones del ministro, director o máxima autoridad de la institución que corresponda; pliego de condiciones o ficha técnica; convocatoria en el Portal de Compras y Contrataciones de la DGCP y la Entidad contratante; invitación a presentar ofertas; informe pericial de evaluación de las ofertas técnicas, ofertas económicas, de supervisión y otros; acta de adjudicación; oficio de solicitud o registro; actas administrativas; existencia de fondos, certificado de apropiación y cuota, que no provengan de SIGEF; resolución administrativa para los procesos de urgencia.

Las ofertas técnicas y económicas, así como todo documento que requiera la firma del oferente podrán ser recibidos o no con la firma digital o electrónica.

Los documentos firmados de forma digital o electrónica a ser admitidos en el proceso de registro de contratos se actualizarán en la medida del avance del proyecto de firma digital ejecutado bajo la rectoría del Ministerio de Administración Pública y en la medida que otros órganos rectores se pronuncien respecto a los documentos donde es admisible la firma digital en los procesos bajo el ámbito de su rectoría.

“Es responsabilidad de los auditores de la Contraloría General de la República validar el Certificado de Firma Digital colocado en cada documento firmado de forma digital o electrónica que conforme al trámite de registro de contratos en la aplicación implementada para tales fines por parte del Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL), Validafirma, valida dicha firma”, manifiesta el documento.

En caso de detectarse un documento cuyo certificado de firma digital o electrónica cualificada no sea válido, se procederá a la devolución de dicho trámite a la institución solicitante, en forma de rechazo de la solicitud del trámite, por lo que la institución deberá iniciar de nuevo el registro de dicha solicitud, a consecuencia de este tipo de situaciones, la puntuación del índice de control interno de la institución sufrirá una afectación negativa y se emitirá una comunicación dirigida a la máxima autoridad de la institución informándole sobre el hecho, a los fines de que tome las medidas correspondientes.

Un plan de piloto

A los fines de ajustar los procesos internos y determinar el procedimiento a seguir por parte de las Unidades de Auditoría Interna y el Departamento de Registro de Contratos de la Contraloría General de la República Dominicana, se aplicará un plan piloto en unas cinco instituciones.

Las mismas son el Ministerio de Administración Pública, el Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales; el Ministerio de Turismo (MITUR); la Oficina Gubernamental de Tecnologías de la Información y Comunicación (OGTIC) y el INDOTEL.

Concluido el Plan Piloto, se procederá a la evaluación de resultados, ajustes al proceso y despliegue del proyecto de firma digital en las demás instituciones que la hayan adoptado, siempre y cuando sean dotados de la capacidad de firmar digital, utilizando certificados cualificados todos los actores del proceso de compras y contrataciones públicas dentro de la institución.