POR LEONORA RAMÍREZ S.
Turnos de trabajo de 24 horas y más de 300 empleados que organizan planos y títulos de propiedad han permitido que cuatro millones de documentos de ocho Jurisdicciones de Tierras estén listos, catalogados, puestos en sus tramerías con nomenclaturas tan modernas como el código de barras, y un control de calidad que prevé márgenes de error de menos de uno sobre diez mil datos.

Con ese proceso se pretende borrar una historia de deficiencias con ramificaciones en la adulteración y hurto de documentos, a través del Programa de Modernización de la Jurisdicción de Tierras (PMJT), que se ejecuta desde el 2000.

Al llegar, aunque con retraso, la era digital, los usuarios no tendrán acceso a papeles, porque la revisión de los expedientes se hará a través de computadoras.

De hecho, el departamento de Registro de Títulos de San Cristóbal funciona desde mediados de diciembre del 2004 como oficina piloto del proyecto de digitalización de archivos, mediante el cual se preparó la historia de 14 mil parcelas.

El cerebro documental de las jurisdicciones de Santo Domingo, Santiago, San Cristóbal, San Francisco de Macorís, La Vega e Higüey, donde se realiza el 85% de las operaciones inmobiliarias del país, se prepara y se actualiza con la supervisión de la archivista y auditora francesa Marie France Balasse y el consorcio Dato Centro-GSI.

En esos dos brazos descansa el control de calidad y la seguridad de cada expediente, que incluye constancias de mensura catastral, registro de títulos y en ocasiones sentencias de los tribunales de tierras; la normativa seleccionada impedirá que una persona sepa qué contiene cada archivo independiente porque esa información sólo la podrá suministrar la base de datos.

Dos grandes almacenes acopian otros cientos de expedientes en condiciones deplorables, maltratados por el hacinamiento a que estuvieron sometidos durante décadas, pero que la intensa labor de reconstrucción los pondrá a tono con los estándares internacionales, no importa que para ello haya que llevarlos al Archivo General de Bilbao, España, donde ya se han restaurado planos y otros documentos. 

EL PROCESO

Balasse es conservadora cuando de calificar las pasadas condiciones del archivo de la Jurisdicción de Tierras se trata. «Pienso que en otros países ha habido situaciones peores… y mejores. Pero lo cierto es que las cajas llegaban identificadas, pero cuando la abríamos no contenían lo que decían».

Con ese balance se hizo una preorganización de la documentación por parcela, que se transfirió al consorcio Dato Centro-GSI  «para que realizara la limpieza de la información, catalogándola e indexándola (digitando la imagen), después nosotros hacemos el control de calidad antes de que se acepte el trabajo que ejecuta la empresa consultora».

Inicialmente la labor tuvo sus inconvenientes, porque hubo que repetir algunos procesos debido a la detección de errores en la captura de data; el control de encaje, hecho con un lector óptico, es lo que permite establecer las fallas y enmendarlas.

«Esto es posible por la aplicación de las normas ISO-1859-1, que ofrece confiabilidad en un 99.9%, pero es lógico que haya algún error por la cantidad de información que manejamos y en las condiciones en que llegaron», expresó.

De 8:00 de la mañana a 5:00 de la tarde el equipo de Balasse se enfrenta a la maraña, al laberinto de papeles que a veces hay que buscarle un Norte, construirle un origen en distintos turnos de trabajo que llegan hasta las 11:00 de la noche.

«Hay planos que pertenecen a expedientes de tribunales, pero que han llegado sueltos, y en ese caso estamos tratando de reconstruir el expediente. Pero además, hay una serie de planos cuyas parcelas no se han podido ubicar, por lo que debemos crear un método para clasificarlos».

El proceso de reconstrucción de los archivos incluye la captura de información de los certificados de títulos, planos y mapas, a través de escaners planetarios que registran los datos de cada propiedad, transacciones, gravámenes, hipotecas o litigios.

Los usuarios sólo necesitarán el número de la designación catastral del certificado de título de una propiedad, para accesar a su historial.

PLAZOS QUE PREOCUPAN

La transformación del archivo de la Jurisdicción de Tierras tiene que concluir en febrero, para que se ajuste a los plazos exigidos por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Estado dominicano.

«Antes del 15 de diciembre de este año pensábamos terminar con Santo Domingo, pero el desorden era tan grande que rompió todos los esquemas de planificación. Pero ya terminamos con la mesura catastral y el registro de títulos de las ocho jurisdicciones, en esos aspectos estamos trabajando con el día a día».

En cuanto al Tribunal de Tierras están inmersos con el Tribunal Superior de Santo Domingo. «Esa es el área que nos ha dado más problemas porque es la mayor masa documental y la que tiene peor organización, pero estamos reconstruyendo los expedientes para digitalizarlos».

UN MUNDO DIGITAL ESCONDIDO

Otra espina del proceso estuvo en el área de los libros donde están registrados los títulos de propiedad. Los problemas llegaban al extremo de que existían 2,000 folios con el mismo número, lo cual significaba una misión imposible encontrar un documento específico.

El archivo provisional aloja también 1,800 libros que fueron refoliados y reencuadernados; una batallada ganada que permite que el personal a cargo trabaje con los expedientes cotidianos.

«Ese era el gran trauma del viejo sistema, que mucha gente manejaba estos expedientes sin ningún control, con la base de datos ofreceremos una alternativa de uso digital que incluirá el cruce de información», explicó María Soledad Florén, directora ejecutiva del PMJT.

En un área adyacente funciona una unidad de archivo permanente que procesa la documentación que llega de los diferentes organismos de la Jurisdicción de Tierras, y los datos que pide el usuario que va a la sala de consulta del Tribunal de Tierras.

Sergio Batista, director de proyectos de Dato Centro-GSI, explicó que el área principal de la base de datos ya tiene almacenados cuatro millones expedientes, y 2.5 millones de planos y títulos.

El sistema también incluye una firma digital, la primera que según él se utiliza en un organismo del Estado del país, la cual asegura la información contenida en la base de datos, «sólo una persona que tenga un dispositivo especial puede tener acceso a esta».

Esas herramientas tecnológicas requieren de inversión permanente para mantenerlas actualizadas, por eso, su sostenibilidad económica depende de la aprobación del proyecto de ley de Registro Inmobiliario, que dotará de independencia financiera a la Jurisdicción de Tierras, explicó Mairení Rivas, comisionado general de la Suprema Corte de Justicia (SCJ) ante la citada entidad.

La SCJ otorga RD$125 millones anuales a la dependencia para sus gastos de personal y de inversión. Pero la Jurisdicción de Tierras aporta cuantiosos recursos al fisco; sólo en el 2003 las oficinas registrales generaron RD$1,160 millones por concepto de los impuestos pagados por transferencias, hipotecas, privilegios y otras operaciones.

En las mismas se realizaron un total de 34,557 transferencias, como ventas, daciones en pago, permutas, adjudicaciones y donaciones se produjeron ese año, se ejecutaron 14,973 hipotecas y se registraron 90,436 documentos.

EL ORIGEN DE LOS CAMBIOS

La legislación de la Jurisdicción de Tierras está inspirada en la Orden Ejecutiva No.511 de 1920, y la Ley de Registros vigente data de 1947. Cincuenta y siete años de atraso para una sociedad del 2004 que requiere la celeridad y transparencia de los procesos, y la seguridad jurídica para las inversiones inmobiliarias.

Tomando en cuenta las trabas que impone la obsoleta Ley, y las irregularidades que ocurrían en la Jurisdicción de Tierras, la Suprema Corte de Justicia (SCJ) se embarcó en un proceso de modernización financiado por el BID y el Estado dominicano.

Alrededor de US$32 millones, por el BID, y RD$8.0 millones por el Estado, se invierten en el programa, para el fortalecimiento de la capacidad de servicio de la citada instancia, la planificación urbana, y el aumento de la seguridad de los derechos registrados sobre la propiedad.

Pero quedarían truncos los propósitos de modernización si el Congreso Nacional no aprueba, en enero del 2005, el proyecto de ley de Registro Inmobiliario, dijo Rivas.

«Este proceso tiene sostenibilidad con la aprobación del proyecto de ley, que tiende a cambiar el esquema de funcionamiento de los tribunales de tierras, de la dirección de mesura catastral, y los registros de títulos».

El funcionario explicó que la pieza no tiene grandes objeciones en el Congreso, «pero de no aprobarse a este programa le quedaría poco tiempo porque uno de los requisitos del contrato de préstamos es la aprobacin de la misma.

«El BID nos dio un plazo perentorio hasta enero, si no se le da el visto bueno la modernización del PMJT perderá sostenibilidad y recursos, y tanto las obras que se construyen como las consultorías tendrán que paralizarse», manifestó.