El inicio de un nuevo año representa una oportunidad para reflexionar sobre los desafíos y lecciones del pasado, al tiempo que se definen metas claras para el futuro. En el ámbito de las compras y contrataciones públicas, el 2025 llega con la responsabilidad de seguir fortaleciendo la eficiencia, la transparencia y la correcta gestión de los recursos públicos. A medida que los presupuestos se ajustan y las prioridades nacionales se reafirman, la planificación debe ser posicionada como el eje central para garantizar que las adquisiciones públicas contribuyan al desarrollo y al bienestar de la sociedad.

Este artículo se enfoca en destacar la relevancia de la planificación en las compras públicas, con un enfoque práctico para que tanto las instituciones como los proveedores interesados en venderle al Estado puedan aprovechar al máximo este nuevo ciclo fiscal.

¿Qué es la planificación en compras públicas?

La planificación en compras públicas es el proceso mediante el cual las entidades gubernamentales determinan, organizan y priorizan sus necesidades de bienes y servicios antes de iniciar los procedimientos de contratación. Esto implica identificar los recursos disponibles, los objetivos institucionales y las capacidades de ejecución.

La relevancia de la planificación en el ciclo de compras radica en que permite prever demandas futuras, ajustar presupuestos y garantizar que las adquisiciones se alineen con los planes estratégicos de la institución. De esta forma, se minimizan las improvisaciones que, en muchos casos, terminan generando sobrecostos y demoras. Esta planificación se debe llevar a cabo mediante el Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC).

El PACC es una herramienta fundamental para la planificación de las adquisiciones públicas. Este documento detalla todas las contrataciones que una entidad tiene previsto realizar durante el año, proporcionando un marco de referencia para los proveedores interesados en venderle al Estado.

Elementos esenciales del PACC

1. Identificación de necesidades: Basada en las metas institucionales.

2. Cronograma de ejecución: Fechas estimadas para cada proceso de contratación.

3. Clasificación presupuestaria: Fuentes de financiamiento disponibles.

4. Tipo de procedimiento de compra: Determinado por los montos y la normativa aplicable.

Para garantizar la calidad del PACC, las instituciones deben realizar un análisis exhaustivo de sus requerimientos y coordinar con las áreas responsables. Además, el documento debe ser actualizado periódicamente para reflejar cambios en las prioridades o en el presupuesto disponible.

Errores comunes en la planificación

A pesar de su importancia, la planificación en compras públicas suele ser descuidada, lo que genera ineficiencias y problemas legales. Algunos errores frecuentes incluyen:

• Subestimación de las necesidades reales: Falta de coordinación entre los departamentos para identificar requerimientos.

• Elaboración tardía del PACC: Esto lleva a procesos de contratación apresurados que favorecen la improvisación.

• Falta de análisis de mercado: No evaluar correctamente las opciones disponibles puede resultar en costos más altos y menor calidad de los productos adquiridos.

Estrategias para una gestión eficiente

Para superar los desafíos asociados a la planificación, es fundamental implementar estrategias que optimicen el proceso. Estas incluyen:

1. Capacitación del personal: Los equipos encargados de las compras deben estar actualizados sobre la legislación, las mejores prácticas en contrataciones públicas. De igual modo, tener pleno conocimiento del uso del Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas, esta facilita la gestión del PACC

2. Análisis de mercado: Antes de lanzar una licitación, se debe investigar la oferta disponible, los precios y las condiciones del mercado.

3. Monitoreo y evaluación: Entender de forma correcta el SISCOMPRAS, que establece los indicadores de Uso del Sistema Nacional de Compras y Contrataciones. Estos indicadores de desempeño permiten medir el éxito del plan y hacer ajustes necesarios en tiempo real.

4. Fomento de la transparencia: Publicar el PACC y los resultados de los procesos en plataformas accesibles promueve la confianza y el acceso igualitario a las oportunidades de contratación.

Recomendaciones prácticas

La planificación en las compras públicas no solo es una obligación normativa, sino una estrategia indispensable para garantizar el uso eficiente de los recursos del Estado. Un PACC bien elaborado y gestionado se traduce en procesos de contratación más ágiles, transparentes y efectivos.

El Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) debe elaborarse de forma coherente y lógica, siguiendo la presentación y aprobación del Plan Operativo Anual (POA), ya que este último define las prioridades estratégicas y las necesidades específicas de cada institución. En años anteriores, la fecha límite para que las instituciones públicas presentaran el PACC era el 31 de enero, permitiendo que su elaboración estuviera respaldada por un POA previamente estructurado.

Sin embargo, en el 2024 se implementó un cambio en el cronograma, exigiendo que el PACC fuera presentado en noviembre del 2024, antes incluso de haber concluido el proceso del POA. Este cambio carece de coherencia, ya que desvirtúa la lógica secuencial del planeamiento, dificultando que el PACC responda de manera precisa a las metas operativas y presupuestarias definidas en el POA. A pesar de ello, las instituciones han tenido que adaptarse a esta nueva disposición, aunque con evidentes retos en la articulación de sus procesos internos.

Una adecuada planificación no solo beneficia a las instituciones públicas, sino que también abre oportunidades para que las empresas interesadas en venderle al Estado participen en procesos más justos y competitivos, fortaleciendo así el desarrollo económico.

Con estas estrategias, las compras y contrataciones públicas pueden convertirse en un motor de eficiencia y transparencia, cumpliendo con su propósito de satisfacer las necesidades del Estado y beneficiar a la sociedad en su conjunto.