Tenemos muchas tareas y debemos escoger cuál hacer. Es difícil saber a ciencia cierta si estamos realmente haciendo la mejor elección… lo importante es decidir.
Lo peor es cuando dejamos que otros decidan cuál tarea haremos… sí, cuando nos ponen presión para que la prioridad sea la de otro. En estos casos somos manipulados, los demás convierten en urgencia para nosotros lo que es importante para ellos.
Podríamos definir lo importante por la dimensión del efecto que causará en el resultado. Un gran cliente debería tener más importancia que uno pequeño.
Una pérdida por no hacer algo tiene una importancia directamente proporcional al monto que perderemos.
También lo vemos en la represalia que puede generar, ya sea una llamada de atención o la presión sicológica. Lo urgente podemos medirlo por el daño o bien que causará con relación al tiempo de entrega. Si debemos hacer varias tareas, no es la que está más atrasada la más urgente, sino la que más daño o mayor bien causará.
Retomo el tema de la influencia de los demás. Cuando el jefe llama por algún requerimiento, tiene, por lo general, más urgencia que un cliente que nos espera… no debería ser, pero el jefe influye más en nuestro despido o progreso que el cliente, por lo que pasa a ser más urgente la tarea de él que aquella a la que habíamos dado prioridad. Lo mismo pasa con el cliente que se sienta a esperar o que insiste para que su proceso sea finalizado con premura.
En el trabajo y en lo personal debemos tomar muchas decisiones de importancia, si no lo hacemos, terminamos tomando la peor decisión: no decidir. A continuación comienza un feo proceso, las tareas importantes galopan hacia lo urgente, convirtiéndose en importantes y urgentes.
Mi recomendación es hacer las tareas antes que se conviertan en urgentes… Ya sé, no siempre se puede, pero seguirá siendo mi recomendación.
Cuando procesamos nuestras tareas asertivamente, como detallo en mi libro “¿No tienes tiempo?”, las tareas urgentes son mínimas.
Uno de los trucos es no dejarnos quitar tiempo. Haga como cuando se va de vacaciones: El que trata de conversar no recibe mucha atención y es despedido con rapidez, los atrasos se trabajan sin priorizar, se limpia la mesa, lo nuevo se trabaja de inmediato hasta el final, etc. ¿Se atreve a hacer la prueba hoy?