Dicen que detrás de todo gran jefe, hay una  excelente secretaria. Y no es para menos, porque aparte de ser la  mano derecha  de éste, ella ejerce funciones fundamentales en el día a día de la empresa, de las que depende su correcto funcionamiento.

A continuación algunas de las características que distinguen a una buena secretaria.

1. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza.

Su formación, solidez, discreción,  carácter, personalidad son clave para que exista una relación de confianza absoluta.

2. Para poder atender la mayor cantidad de  temas posibles y hacerlo sin estrés y en “buena forma” es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente.

3. Ser una buena secretaria es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal.

4. Debe convertirse en la garantía de la ejecución  de cualquier reunión  en la que se tomen decisiones. De esta manera, la mente del jefe puede  descansar y ocuparse de cosas nuevas, con lo que su productividad   será  mayor.

Ponerse al día

Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Familiarizarse con cosas nuevas, aunque sean complejas. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados, sin que afecte el normal desarrollo de su labor  diaria.

Las seis funciones más representativas de las secretarias son:

1. Redactar documentación específica y elaborar informes y presentaciones.

2. Buscar información a través de  la Internet y gestionar los correos electrónicos.

3. Gestionar el archivo.

4. Filtrar llamadas.

5. Llevar a cabo la coordinación y comunicación con el resto de departamentos.

6.  Organizar reuniones, recibir visitas externas y gestionar viajes.