“Profe: ¿Cómo hago para durar menos en el teléfono?”– me preguntó un participante en un seminario de manejo del tiempo.
Las llamadas se han convertido en un gran tragador de tiempo. Con una agravante moderna, las salas de comunicación virtual. Muchas personas tienden a sustituir las llamadas por largos intercambios de textos y notas de voz, lo que al final nos hace dedicar mucho más tiempo que una llamada.
Sigo con las llamadas: Un distractor de nuestro trabajo, necesarias en la mayoría de las ocasiones, pero mal manejadas por una gran cantidad de personas. Daré a continuación algunas sugerencias para acortar el tiempo de las mismas: Anote lo que necesita: No llame sin tener todo claro, (dentro de lo posible porque la perfección no es productiva). Así evitará llamar nuevamente o perder tiempo buscando lo que quería preguntar. Será como un guion que le llevará rápidamente a conseguir sus objetivos.
Planifique el saludo: Si ya lo tiene incorporado lo hará automáticamente, mientras debe saber lo que dirá para conseguir el ambiente y la atención de su interlocutor.
Cree un puente de conversación: Una vez el interlocutor entró en el ambiente (menos de 30 segundos son en general suficientes) debemos hablar de lo que nos llevó a marcar el número. Con un pase suave logramos iniciar la llamada efectiva. “¡Qué bueno que se encuentra bien! El motivo de mi llamada es…”
Exprese su necesidad sin miedos: A muchas personas les apena preguntar directamente y dan explicaciones que llegan a desesperar. En estos tiempos queremos ir al grano, muchos rodeos no son necesarios.
No se desvíe: Ni permita que su interlocutor lo haga. Existe la técnica de contra-preguntas, úsela. Si le han preguntado algo que va fuera de su objetivo, al terminar de responder haga una pregunta que lo devuelva al tema que lo hizo tomar el teléfono.
Termine a tiempo: Cuando tiene su agenda agotada y la conversación no es de más provecho, es hora de despedirse. Cordialmente decimos hasta la próxima, agradeciendo y sin ser cortante: “Muchas gracias por las informaciones, con esto podré seguir trabajando su caso, qué tenga un buen resto de día”.
Las conversaciones en letras son buenas si no pasan de tres respuestas, de lo contrario debemos pasar a una llamada. ¿Se atreve probar este método en su próxima llamada?