Un recurso humano integral
generador de servicios

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No se trata de que las secretarias de hoy día se conviertan en unas “sabelotodo”. No obstante, el mundo moderno y la competitividad en la que están envueltas exigen una preparación académica más integral que les ayude a desempeñar un papel cotidiano dentro de una mayor eficiencia.

Pues, el concepto moderno sobre cómo debe ser una secretaria no se limita simplemente en contestar el teléfono, obedecer con entereza los mandatos del jefe o anotar los mensajes. Todo esto ha variado, ahora ellas gozan de una mayor preparación.

Una buena secretaria tiene que ser una “ejecutiva” con  los conocimientos necesarios sobre cómo organizar el funcionamiento de la compañía para la cuál trabaja y que, al mismo tiempo se convierta en una sustituta de su propio jefe.

Son estas batalladoras del día a día las que disponen qué persona es importante para el jefe, qué llamada debe tomar o pasar por alto y en ocasiones saber cómo fingir al contestar por teléfono “el señor no se encuentra en estos momentos, llámele más tarde”. 

Fuera de las cualidades innatas que deben adornar a cada secretaria, éstas tienen que ser un recurso humano integral generador de servicios, imagen, criterio administrativo y visión futurista.

La tolerancia, lealtad, respeto, actitud positiva, liderazgo, relaciones interpersonales, condiciones humanas, prudencia y apego a la empresa,  tienen que ser las cualidades principales que debe tener una buena secretaria.

Dentro de las funciones que envuelven a una secretaria moderna figuran: la de recepcionista, digitadora, manejo de documentos, administradora, supervisora de recursos empresariales, humanos y de materiales.

Otras funciones son las de gestionar cobros, reclamaciones, manejo de agenda, toma y transcripción de dictados, organización de reuniones y eventos, traducción, investigación de información necesaria para el trabajo, mercadeo y ventas.

Uno de los elementos que hacen exitosa a cualquier organización es dejar claras las líneas de comunicación, es por esto que una secretaria debe comunicarse correctamente, con fluidez, de manera verbal y escrita, al menos en dos idiomas: la materna y el inglés, así como tener manejo de los términos intrínsecos en el mundo de los negocios.