Muchas instituciones públicas y privadas dominicanas no tienen archivos sino documentos acumulados durante años que están a la espera de personal capacitado, dispuesto a ensuciarse las manos, que los organice.

José Martin Vilchez Ureña, a quien reputados intelectuales consideran la persona que más sabe de archivística en la República lamenta que, históricamente, la documentación ha sido tenida como una carga en sectores empresariales porque los responsables prefieren desconocer que los documentos son el testimonio de actividades administrativas, contables, jurídicas o fiscales, en una primera etapa, y después de perder esos valores los documentos se convierten en la memoria histórica de la entidad que los produjo en particular y de la sociedad en general.

Esas razones, añadió, deben ser suficientes para convencer a cualquier gerente de que tiene el deber de garantizar una administración eficiente y transparente y asegurar a las generaciones futuras la oportunidad de investigar el pasado.

José Martín es una de las personas más admiradas y queridas en el Archivo General de la Nación, al que ingresó en 2005 cuando su única experiencia archivística había sido trabajar en la organización del archivo del Tribunal de Tierras, desconociendo que existía una disciplina en la materia.

Fue luego de desempeñarse como técnico descriptor cuando fue enviado a Andalucía, España, donde cursó una maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos y previamente a Cuba para hacer su pasantía en organización de fondos documentales. Pero como fue pionero y los técnicos en esa rama son escasos, comparte el trabajo con la enseñanza en el propio AGN donde es coordinador de departamentos técnicos y profesor de los diplomados en archivística.

Sin embargo, en Vilchez quizá la única faceta a destacar no es que sea uno de los primeros archiveros especializados sino también su ejemplo de superación y las difíciles pruebas que ha enfrentado, las que lo llevaron a cuestionar a Dios. Ahora se acoge a Su voluntad y le ha entregado su vida y las de los suyos. Asiste a una iglesia evangélica y confiesa sentirse más fortalecido que nunca aunque estuvo hundido en desesperación y tristeza que creía insuperables.

Tragedias familiares. Nacido el seis de abril de 1970, hijo de Santiago Vilchez y Germania Ureña, declara con orgullo que trabajó zapatería en su infancia, vino al mundo en el ensanche Espaillat y a los cuatro años lo trasladaron a Los Guandules donde vivió casi debajo del puente. Ahí pasó mi adolescencia y tengo amigos que visito frecuentemente.

A los 14 años entró como mensajero al Banco de Reservas y fue escalando posiciones por su seriedad, honradez y preparación constante. Salió en el 2000, 14 años después. Su última posición fue la de supervisor de cuentas corrientes, que abandonó pensando que no tenía expectativas de crecimiento. En 2001 partió a New Jersey, a trabajar en la bodega de un primo porque ya estaba casado desde 1990 con Yaniurka Ramírez.

En Estados Unidos se enteró de la muerte sorpresiva de su padre y a los pocos meses le informaron que su hijo José Martín, de menos de un año, había sido diagnosticado con cáncer en el estómago. Representó el dilema más grande, me podían dar todos los dólares del mundo y no me quedaba. Al pequeño le dieron tres meses de vida y los Vílchez Ramírez estuvieron tres años luchando contra la enfermedad, haciendo colectas para medicinas y procedimientos.

Gracias a mi familia, a la Fundación Saint Jude y a los médicos del Instituto Oncológico Dr. Heriberto Pieter en ningún momento faltaron medicamentos. Esos años de sufrimiento, lágrimas y pruebas sirvieron para mi transformación personal porque llegué a convencerme que antes de ser hijos de nuestros padres biológicos somos hijos de un Dios Todopoderoso que actúa conforme a sus planes y de esa forma un día le dije a Dios que me perdonara por los reclamos iniciales, que si era esa Su voluntad, dispusiera de la vida de mi hijo, que lo aceptaría con mucho dolor, pero con resignación. Fue entonces cuando a mi hijo se le hizo una evaluación médica y el resultado fue: sanado hasta hoy y para siempre porque fue curado por Dios.

La enfermedad los dejó prácticamente en ruinas por lo que el licenciado en derecho, historiador, administrador de empresa, ejecutivo bancario, experto en derecho inmobiliario y ganador del Premio Máximo en el Curso Éxitos y metas del Instituto García Dubús se dedicó a conchar y ahí le llegó la desgarradora noticia de que su esposa había sido asesinada en un atraco frente a su casa.

Desde entonces ha sido padre y madre de José Martín, José Luis, Sharina y Selene, aunque desde hace poco solo de tres porque Sharina se casó. Trabajo y educo a mis tres hijos y sobrellevo esa situación con mucho amor, no es un sacrificio.

La archivística. Es hijo del plan de capacitación archivística que se propuso la gestión de Roberto Cassá en el AGN cuando en España, la profesora Antonia Heredia, autoridad en Archivística, se sorprendía de que participaran seis dominicanos si otros países apenas enviaban uno.Con nivel de estudios archivísticos, anterior a Roberto Cassá no existían, que nosotros sepamos, afirma.

El Archivo inició un plan de capacitación y se dispuso que parte del horario laborable fuera utilizado por asesores internacionales que coordinaban el proyecto para explicar al personal del AGN los conceptos y procesos básicos de archivística, explica.

Descubrió que la responsabilidad de gestionar documentos no es algo subjetivo sino que existen principios, normas, teorías y una amplia bibliografía producida en base a siglos de experiencia de países con tradición administrativa y archivística. De esa forma, la archivística me escogió a mí y yo escogí a la archivística, afirma. Para él, estos profesionales son fundamentales en cualquier entidad, ya que todas las actividades se registran en documentos.

Ha sido profesor voluntario en la Escuela República de Panamá e impartido asignaturas en más de 20 diplomados que ha realizado el AGN, comunica que desde la época en que María Ugarte perteneció al Archivo General de la Nación solo se han publicado artículos sobre aspectos del tratamiento documental pero, por lo demás, son pocos los textos sobre el tema.

-Casi nadie sabe de la profesión ¿es nueva?-. Responde que es conocida, pero no reconocida. Como función no es nueva. Desde 1859, mediante la resolución número 630, fue creado el cargo de Archivero en el ministerio de Interior, Policía y Agricultura. Sin embargo, las técnicas de clasificación de esos periodos ya no son aceptadas por la archivística actual porque anteriormente se ignoraban los principios fundamentales de la archivística que disponen el respeto de la procedencia y orden original de los documentos. Lo nuevo es el estudio y la aplicación de los principios, normas y procedimientos que requiere la archivística moderna.