En un mundo empresarial cada vez más acelerado y tecnológico, las empresas buscan constantemente formas de optimizar sus operaciones y reducir costos. Una de las áreas que a menudo pasa desapercibida, pero que juega un papel crucial en la eficiencia y el éxito de una organización, es el back office.

El back office no es más que la función interna de una compañía, incluyendo finanzas, compras, gestión del talento humano, tecnología de la información y centros de servicios compartidos. Estas funciones administrativas son esenciales para el desarrollo de una empresa, aunque a menudo son menos visibles que las tareas orientadas al cliente.

Una encuesta realizada por Microsoft reveló que un 94% de las MiPymes en República Dominicana aseguran que la transformación digital impacta positivamente su negocio. Este dato subraya la importancia de implementar estos sistemas en las empresas del país.

Con la transformación digital en los últimos años, las organizaciones han tenido que evolucionar, y la digitalización del back office se ha convertido en una prioridad para construir departamentos ágiles que generen información de valor en tiempo real. De acuerdo con Gina Lovatón, CEO de Voxel Caribe, “la digitalización es clave para el crecimiento del negocio, pues el back office es el corazón del negocio”.

Dentro de los pasos para comenzar a transitar la automatización de los procesos internos se destacan:

1. Auditar los procesos actuales: Identificar qué eliminar, mantener o modificar.

2. Evaluar el mercado: Conocer a la competencia y las herramientas disponibles para digitalizar los procesos.

3. Seleccionar un buen partner tecnológico: Elegir un socio que acompañe durante todo el proceso.

4. Diseñar un plan de migración de lo tradicional a lo digital: Establecer tiempos de implementación claros y transparentes.

5. Designar un embajador del cambio dentro de la empresa: Encargarse de ejecutar una transformación cultural. Cambiar la percepción de que la digitalización elimina puestos de trabajo, en lugar de enfocar el conocimiento en acciones más productivas para la organización.

6. Iniciar con un plan piloto: Evaluar el desempeño de estos procesos de acuerdo al tamaño del negocio.

7. Implementar el nuevo sistema: Asegurarse de que todas las áreas involucradas asuman el cambio con claridad de sus responsabilidades.

“La digitalización del back office, o la automatización de los procesos internos, contribuirá a institucionalizar la gestión, y optimizará las operaciones y el flujo de efectivo. Pero esto sólo funcionará si cada una de las áreas involucradas asume el cambio con claridad de sus responsabilidades para llevarlas a cabo”, afirma Lovatón.

Empresas como Grupo Ramos, Supermercado Bravo, Hipermercados Olé, Plaza Lama, Supermercados La Cadena, Farmacias Carol, Farmacia Los Hidalgos, Colgate Palmolive, Riu Hotels & Resorts, Catalonia Hotels & Resorts, Grupo Piñero y Mapfre Seguros, entre otras, han apostado por dar el paso hacia la transformación digital a través de Voxel Caribe. Estas empresas han experimentado mejoras significativas en la eficiencia de sus operaciones y en la optimización de sus recursos, fortaleciendo su competitividad en el mercado.