La evaluación técnica de las ofertas: Aspectos claves para el perito evaluador

En nuestras redes sociales hemos tomado la iniciativa de preguntar a nuestros seguidores sobre sus dudas relacionadas con el Sistema Nacional de Contrataciones Públicas. Entre las inquietudes planteadas, surgieron preguntas sobre las responsabilidades y criterios que debe considerar un perito evaluador en un proceso de contratación. En particular, un seguidor que al parecer ha desempeñado funciones como evaluador nos consultó: “¿Cuáles aspectos debo considerar en una evaluación técnica, tanto para el Sobre A como para el Sobre B?”

Antes de abordar la evaluación de ofertas, es fundamental detenernos en una etapa previa y crucial: la elaboración del proceso de contratación, específicamente en la redacción de los Términos de Referencia o Pliego de Condiciones.

La evaluación técnica debe basarse estrictamente en lo establecido en el pliego. Si un criterio no está previsto en este documento, no puede ser exigido al oferente. Por ello, la correcta formulación del pliego es fundamental para garantizar una evaluación transparente y justa. Un pliego bien estructurado y alineado con las necesidades del proceso permitirá llevar a cabo una evaluación efectiva y objetiva.

Aspectos Fundamentales en la Evaluación Técnica

Al momento de realizar la evaluación, el perito evaluador debe considerar lo dispuesto en el Reglamento de Aplicación 416-23, particularmente en sus artículos 120, 121, 122 y 123, los cuales regulan la subsanabilidad y aclaración de ofertas.

1. Subsanabilidad de las Ofertas (Artículo 120 y 121)

El principio de subsanabilidad busca evitar la descalificación de ofertas por errores formales menores que no afecten el fondo de la propuesta. Todo documento relativo a credenciales del oferente puede ser subsanado si:

Por otro lado, no se considerará subsanable cualquier corrección que altere la esencia de la oferta y la mejore, lo que implica que el perito evaluador debe analizar detalladamente cada situación y elevar sus recomendaciones al Comité de Compras y Contrataciones o la Dirección Administrativa y Financiera.

2. Procedimiento para la Subsanación (Artículo 122)

Si se detectan errores subsanables en la evaluación técnica, se le debe notificar a los oferentes para que presenten la documentación faltante en el plazo estipulado en el cronograma del proceso. Es importante que este plazo sea razonable para garantizar la equidad entre los participantes. No pedirle a los oferentes que subsanen de un dia para otro.

Un aspecto clave es que la solicitud de subsanación debe realizarse antes de la apertura de las ofertas económicas. Sin embargo, se permiten excepciones cuando se trata de subsanación de la garantía de seriedad de la oferta o en procedimientos sumarios por extrema emergencia nacional.

3. Aclaraciones sobre las Ofertas (Artículo 123)

El perito evaluador también debe considerar la posibilidad de solicitar aclaraciones sobre las ofertas técnicas y económicas. No obstante, estas aclaraciones no pueden modificar el contenido de la oferta original ni alterar las condiciones de igualdad y libre competencia entre los oferentes. La solicitud de aclaración debe realizarse por escrito y los oferentes deben responder en el plazo estipulado en el pliego de condiciones.

En conclusión, la labor del perito evaluador en un proceso de contratación es crucial para garantizar la transparencia y equidad en la selección del proveedor más idóneo. Un aspecto fundamental es la correcta elaboración del Pliego de Condiciones, ya que este documento define los criterios de evaluación y limita el margen de interpretación subjetiva durante el análisis de las ofertas.

Siguiendo el marco normativo vigente y asegurando que la evaluación se realice con estricto apego a los requisitos establecidos, se fortalece la confianza en los procesos de contratación pública y se fomenta la participación de un mayor número de oferentes en igualdad de condiciones.