El alto costo de la “reunionitis” gubernamental y corporativa

Quizás no muchos reparan en la idea de que en el entorno laboral contemporáneo, existe una paradoja silenciosa: a pesar de contar con herramientas de comunicación más potentes que nunca y dedicar más tiempo a coordinarnos, la sensación de estancamiento y avance real se ha agudizado. El exceso de reuniones, las mesas de trabajo teórico y la falta de operatividad han creado una cultura donde hablar sobre el trabajo ha sustituido, en gran medida, al trabajo en sí. Esta "reunionitis", lejos de ser un malestar menor, se ha convertido en un grave freno para la productividad que tiene un impacto directo en los resultados y el bienestar de los equipos. Un estudio publicado en la revista Ideas Made to Mater de la escuela de negocios Sloan del MIT; revela que las empresas que eliminaron reuniones tres días a la semana aumentaron su productividad en un 73%.

La "reunionitis" genera un ciclo vicioso de ineficiencia con efectos concretos y palpables, provocando un impacto negativo en los equipos de trabajo, como resultan las jornadas laborales extendidas, en la que el personal utiliza su horario habitual para asistir a reuniones y luego debe "reconectarse" fuera de horario para cumplir con sus tareas reales. Evidentemente esto genera un agotamiento mental y desmotivación, gracias a tener que asistir a encuentros sin propósito claro, que también generan frustración.

Las reuniones, además, fragmentan el día, interrumpiendo el "estado de flujo" necesario para tareas complejas. Cada interrupción requiere minutos valiosos de reorganización mental, provocando una constante falta de concentración. Sin contar los traslados dentro y fuera de la ciudad, que implican tiempo y cansancio.

En el plano gubernamental, si algo caracteriza al Gobierno del Cambio®, es precisamente una ineficiencia inaudita en cuanto a la puesta en marcha de proyectos, políticas públicas, obras de infraestructura, ejecución presupuestaria en bienes de capital, entre otras. Tengo responsablemente varios años entrevistando a varias personas que trabajan en distintas áreas gubernamentales y la conclusión desde mi óptica es la misma: REUNIONES Y MÁS REUNIONES.

Incluso, si de hay algo que se jacta este Gobierno es de anunciar constantemente comisiones, reuniones especiales y mesas de trabajo y cada año vemos que los resultados operativos son muy malos.

La operatividad gubernamental sufre características únicas que amplifican el impacto negativo de las reuniones improductivas, por ejemplo, es muy común confundir la presencia con la productividad: quienes nos gobiernan creen que estar en una reunión se equipara erróneamente ente a estar trabajando. Este gobierno refleja una falta de propósito y diseño de un plan de acción previo a ambas tomas de posesión ( año 2020 y año 2024). La mayoría de las reuniones se convocan por inercia, sin un objetivo claro, una agenda definida o una lista de asistentes critica.

En el tren gubernamental es muy común el miedo a excluir y por esto se invita a demasiadas personas por cortesía o por temor a dejar a alguien fuera, lo que diluye la conversación y la hacen las reuniones aún menos efectivas.

La "reunionitis" no surge de la nada. Es el resultado de dinámicas culturales y operativas arraigadas. Es una pena que la sensación predominante entre ministros/as y directivos/as de este gobierno, es creer que su trabajo se resume a estar reunidos, y mientras se llenan las agendas de más y más reuniones, incluso en horarios nocturnos y fines de semana, llenas de presentaciones en Power Point, Canva o cualquier otro software, el país va en un tremendo retroceso y recesión económica. Incluso, me atrevo a decir, que existe hasta cierto complejo personal por demostrar que se trabaja, convocando a reuniones y consejos un domingo, para enseñar a la población que hacen algo o para engañarse a sí mismos.

El problema real de esta situación es que esto nos genera un costo que va más allá del tiempo perdido de las y los funcionarios; se malgasta un recurso público finito (tiempo, salarios, logística) en procesos que no generan resultados tangibles. La ciudadanía se da cuenta de que los anuncios y planes nunca se materializan, generando descontento y desconfianza en las instituciones. En fin, cuando la energía se consume en reuniones internas, se descuida la mejora operativa de infraestructura, hospitales, escuelas, trámites y otros servicios frontales.